Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако различные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы приказы, распоряжения и т. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию протоколы, приказы , часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения. Учет объема документооборота Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Особенности работы с документами на предприятии. Технология работы с исходящими и внутренними документами Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя. При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: адрес отправителя; время отправки и получения документа; при поступлении личных или доплатных документов.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются . Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан . канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Если работа секретаря-референта соответствует требованиям Вы же сами ответили на свой вопрос, секретарь не является материально- ответственным лицом. Сейчас Секретарь не материально-ответственное лицо - это смешно. .. Если вы подписывали договор материально ответственности за. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их . Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно.

Организация делопроизводства

Бесплатные юридические консультации Предоставляем бесплатную правовую поддержку населению России. В этом нам помогают лучшие юристы и адвокаты со всей страны. Задавайте вопрос консультанту - правоведу. Вскоре вам подберут специалиста в вашем регионе. Подготовка ответа может занять некоторое время. Свяжемся с вами как только ответ будет готов. Если работа секретаря-референта соответствует требованиям Постановления Минтруда России от А какие ценности??? Дырокол, итп , обычно с глав бухами и замами заключают, да и ТК предусмотрено, а так наверное хотят повесить офисное имущество, советую ознакомится с перечнем и послать найух вообще у вас должен быть приказ в Если Вы работаете ил работали секретарем, то Вы подписывали договор о Материальной Ответственности, у меня такого пункта не было.. У меня есть договор о МО я выполняю функции секретаря , поскольку я покупаю канц. Для этого выдают деньги под отчет и бухгалтерия Юристы помогите найти ответ. На работу взяли на рецепцию, а теперь навешивают кассовый аппарат Зачем рыдать? Работа с кассой влечет за собой материальную ответственность, а материально ответственным лицом можно назначить только с условием соблюдения перечня работ и профессиий, с которыми работодатель может заключать письменные Внимательно читайте свой трудовой договор, в частности наименование должности и должностные обязанности еще и должностная инструкция должна быть. Если там оговорены ваши обязанности работать с ККТ, принимать наличность, значит Как отличить хорошего, настоящего бухгалтера от плохого и липового, особенно если в бухгалтерии наниматель - ноль? На последнем месте работы приходилось самостоятельно подбирать себе рядовых бухгалтеров. Это просто кошмар и проблема эта не только руководителей без понятия о бухгалтерском учете

Служба документационного обеспечения управления

Особенности работы с документами на предприятии. Технология работы с исходящими и внутренними документами Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: адрес отправителя; время отправки и получения документа; при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет.

Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу. В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта документа; подписание документа директором в необходимых случаях - утверждение ; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра копии в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения.

Такое согласование оформляется визой. После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации. Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат корреспондент ; отметка об исполнении запись о решении вопроса, номера документов-ответов ; исполнитель; примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия особенно если они территориально разнесены и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.

Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т. С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов. Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Регистрация документов Цели регистрации Регистрация документов — важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации — придание документу юридической силы.

Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера индекса фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Номенклатура дел Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Виды номенклатур дел Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений.

Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации уставом или положением об организации , штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел при их наличии , номенклатурами дел за предыдущие годы.

Оформление дел Оформление дел. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения свыше 10 лет должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены.

Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения до 10 лет включительно оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле.

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ согласно. На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются: полное наименование организации; наименование структурного подразделения, где сформировалось дело; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела по номенклатуре дел: номер тома если дело состоит из нескольких томов ; дата начала и окончания дела датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа ; количество листов в деле, согласно заверительной надписи указывается после окончания дела , кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения свыше 10 лет , заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения: если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения; в заголовках дел, содержащих распорядительные документы приказы, указания, протоколы указываются их номера; для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. Ответственность за организацию хранения документов учреждения , включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения.

Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения. Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий например, хищения , то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами.

При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. Согласно параграфу 6. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Личное дело работников Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Носители первичной учетной информации. Документы как источник первичной информации. Организация системы управления документооборотом. Документы как источник первичной информации Документ от латинского — образец, свидетельство, доказательство — письменное свидетельство факта совершения трансакции или права на ее совершение. Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии - положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии , так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и др. К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Организация деятельности секретаря руководителя предприятия

Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах. По мнению некоторых, в должности секретаря можно представить только женский пол, но это не так, мужчина тоже может овладеть этой профессией. Вообще работать в должности секретаря — это большая ответственность, ведь он является не только правой рукой руководителя, незаменимым помощником, самое главное — квалифицированный секретарь — это лицо компании. Профессия секретарь и должностные обязанности Человек с такой должностью проводит прием клиентов компании, занимается ведением делопроизводства, принимает телефонные звонки, организовывает приемы, совещания. Зачастую, в его обязанности входит планирование рабочего дня непосредственного руководителя. Секретарь может отвечать за заказ и доставку канцтоваров и прочих необходимых вещей для работников офиса, и другие. Профессия секретарь референт, по своей сути, мало чем отличается от должности обыкновенного секретаря, может только более солидным названием.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работа СЕКРЕТАРШИ (мой ОПЫТ, подводные камни)

Бесплатные юридические консультации

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов стенограмм совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т. С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т. При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.

Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их . Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно. Основой построения делопроизводственной службы является принятая в в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и отправки и получения документа (письма и заявления граждан, . документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов . Дата документа Датой документа является дата его подписания или .. подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий.

3. Некоторые виды писем

Искать по теме Организация работы секретаря руководителя: общие аспекты Должность секретаря прошла длительную историю своего развития в России и продолжает играть важную роль в деятельности государственного аппарата чиновников. В свою очередь, для более детального понимания характера деятельности секретаря необходимо изучить истоки возникновения данной должности. В это время она впервые упоминается в российских государственных приказах. Первые реформы секретарской службы осуществил российский император Петр I — гг. Сенат представлял собой высшее правительственное учреждение с законодательными, административными и судебными функциями. В свою очередь, при Сенате сложилась целая группа секретарей, которые помогали грамотно организовывать документоведение правительственного аппарата императора. Секретарская служба Сената получила название Канцелярии. Канцелярия возглавлялась обер-секретарем, а всю информацию по важнейшим документам государственной политики докладывал императору кабинет-секретарь.

Заявка на выделение средств

Служба документационного обеспечения управления Служба документационного обеспечения управления Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив. Канцелярия — министерства и ведомствах автоном. Респ-их; Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах. В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

Каковы функции и структура службы делопроизводства? Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой подразделением документационного обеспечения управления ДОУ. Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств ведомств — управлением делами, для исполнительных органов власти — общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила этике: как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Лада

    Вы не правы. Я уверен. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM.

  2. Данила

    А где у вас логика?

  3. Елизавета

    Сколько можно мусолить одну и туже тему, всю блогосферу заср@ли

  4. Фока

    Подтверждаю. И я с этим столкнулся. Можем пообщаться на эту тему. Здесь или в PM.

  5. Ферапонт

    Спасибо за милое общество.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных